Pentru un administrator de firmă mică, puține plicuri produc atâta agitație ca avizul de inspecție fiscală. Vestea că inspectorii ANAF urmează să verifice o anumită perioadă și un anumit tip de obligație fiscală schimbă peste noapte prioritățile într-un birou mic. Reacția obișnuită este previzibilă: se caută facturi prin bibliorafturi, se sună contabilul seara târziu și se improvizează explicații pentru operațiuni vechi de câțiva ani.
Firma de contabilitate REALCONT®, care operează sub entitatea juridică REALCONT BH SRL și este activă din aprilie 2004, tratează acest moment ca pe o procedură separată, cu etape stabilite dinainte, nu ca pe o urgență. Compania listează asistența la control ANAF ca serviciu de sine stătător în portofoliul său de 13 servicii și îl descrie pe site ca pe o secvență care începe cu mult înainte de prima zi în care inspectorii ajung la sediu.
Ce se întâmplă în intervalul dintre aviz și prima zi de inspecție
Potrivit informațiilor publicate de firmă, prima etapă a serviciului nu este comunicarea cu autoritatea, ci un audit intern pe perioada vizată de control. Cu alte cuvinte, echipa reface drumul pe care îl vor parcurge inspectorii, dar înaintea lor, ca să știe din timp unde sunt zonele fragile.
Logica este simplă: o problemă descoperită de contabil cu câteva săptămâni înainte poate fi documentată, explicată sau corectată. Aceeași problemă descoperită de inspector în timpul controlului devine o constatare la care firma trebuie să răspundă pe loc, sub presiune. Diferența dintre cele două situații nu ține de norocul contribuabilului, ci de cât de devreme începe pregătirea.
Auditul contabil pe care compania îl oferă ca serviciu distinct funcționează după aceeași logică. Firma precizează în secțiunea dedicată acestui serviciu că auditul este realizat de experți contabili membri CECCAR, că durează uzual între două și patru săptămâni în cazul unui IMM și că se încheie cu un raport scris în care riscurile sunt cuantificate, însoțit de un plan de remediere. Printre variantele descrise se numără explicit și auditul fiscal preventiv, adică exact tipul de verificare pe care un administrator îl comandă atunci când anticipează o inspecție sau când vrea să știe pe ce stă înainte de a fi întrebat.
Același tip de verificare este descris de firmă și în alt context, aparent fără legătură cu inspecțiile: la preluarea evidenței de la contabilul anterior. Compania menționează că, atunci când primește un client nou, verifică perioada lucrată de predecesor și comunică direct cu acesta, fără ca administratorul să fie pus în situația de a face el legătura. Pentru o firmă care schimbă contabilul, această etapă funcționează ca o fotografie a stării reale a evidenței, făcută înainte ca o eventuală problemă moștenită să devină problema noului furnizor.
Coordonarea acestei zone îi revine, potrivit paginii de management, lui Mihalcea Florin, Chief Executive Officer și administrator, care se ocupă de consultanța fiscală pentru clienții-cheie, de relația cu ANAF și de reprezentarea la controale. Partea de organizare a evidenței, de proceduri interne de verificare și de calendar fiscal este atribuită Luizei Mantu, Chief Financial Officer. Structura este vizibilă și în modul în care este descris serviciul pe site-ul firmei de contabilitate REALCONT®: cineva se ocupă de ordinea din documente, altcineva de dialogul cu autoritatea.
Documentele care se așază pe masă
Pregătirea unui control nu înseamnă doar scoaterea dosarelor din arhivă. Din descrierile publicate de companie pe site rezultă un set de elemente pe care le verifică înainte de inspecție:
- concordanța dintre evidența contabilă și declarațiile depuse efectiv — D100, D300, D394, D112 și, după caz, Declarația unică;
- situațiile financiare anuale și raportările semestriale, cu verificarea corelațiilor înainte de depunere;
- conformarea cu obligațiile de raportare electronică: RO e-Factura, e-TVA cu decontul precompletat și SAF-T, prin declarația D406;
- registrul unic de control, menționat de firmă printre elementele de care se ocupă încă din pachetul pentru firme nou-înființate;
- documentele care susțin operațiunile mai sensibile din perioada verificată, acolo unde încadrarea poate fi discutată.
Un detaliu pe care compania îl repetă în mai multe pagini este procedura internă de verificare dublă înainte de fiecare depunere, împreună cu urmărirea centralizată a calendarului fiscal. Formularea folosită de firmă pentru acest principiu este că termenele îi aparțin contabilului, nu clientului. Efectul practic asupra unui control este direct: o evidență ținută astfel produce mai puține surprize atunci când cineva o citește din exterior.
Tot pe zona de proceduri, firma precizează că misiunile de audit contabil se contractează separat de contabilitatea curentă, invocând motive de independență profesională. Pentru un administrator care vrea o evaluare înainte de inspecție, distincția are o consecință practică: verificarea nu este făcută de aceeași persoană care a operat înregistrările, ci privește evidența din afară, așa cum o va privi și inspectorul. Calificările pe care se sprijină aceste misiuni sunt, potrivit site-ului, cele de expert contabil membru CECCAR — Corpul Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România —, prezentate de companie ca element verificabil al competenței echipei.
Zona de personal, verificată separat
O parte însemnată din constatările care apar la controale nu vine din facturi, ci din relația de muncă. Salariile, contribuțiile, orele suplimentare, concediile medicale și transmiterile către registrul electronic de evidență a salariaților formează un teritoriu cu reguli proprii și cu termene lunare stricte.
REALCONT® tratează această zonă ca pe o linie de serviciu separată. Compania calculează brut-net, contribuții, sporuri, ore suplimentare, rețineri și popriri, întocmește state de plată și fluturași, depune lunar Declarația 112, gestionează concediile de odihnă și pe cele medicale, inclusiv recuperarea sumelor de la FNUASS, și emite rapoarte de cost salarial pe angajat și pe departament.
Alături de salarizare, firma menționează administrarea de personal — contracte individuale de muncă, acte adiționale, decizii, dosare de personal, fișe de post, regulament intern și transmiteri REGES-ONLINE la termen — precum și asistență la controalele ITM. Detaliile despre modul în care este structurată această activitate sunt publicate pe pagina dedicată serviciilor de salarizare. Pentru un angajator, faptul că aceleași documente sunt pregătite pentru două tipuri diferite de verificare, fiscală și de inspecția muncii, reduce numărul de reconstituiri făcute în grabă.
Pe aceeași linie, compania descrie și un serviciu de consultanță în legislația muncii, cu opinii scrise cu temei legal pe teme de încadrare și salariu minim, timp de muncă și ore suplimentare, concedii, cercetare disciplinară, concedieri și restructurări, la care se adaugă audit de conformitate pe zona de resurse umane și politici de telemuncă. Sunt subiecte care ajung frecvent în discuție atunci când o inspecție atinge partea de personal.
Comunicarea cu inspectorii și ce urmează după control
În descrierea serviciului de asistență la control ANAF, compania menționează reprezentarea și comunicarea cu inspectorii, răspunsurile la notificările de conformare și la somații, precum și punctele de vedere fiscale scrise. Ultimul element merită reținut: un răspuns formulat în scris, cu temei legal, are altă greutate decât o explicație verbală dată în timpul unei discuții tensionate.
Serviciul nu se oprește la ultima zi de inspecție. Firma include în aceeași linie contestațiile împotriva actelor administrativ-fiscale și regularizările post-control, adică partea în care rezultatul verificării trebuie transpus corect în evidență. Pentru clienții care au nevoie de o analiză înainte de a lua o decizie fiscală, compania oferă și opinii fiscale scrise, disponibile, potrivit site-ului, și punctual, fără a fi condiționate de un contract de contabilitate.
Pe zona de consultanță fiscală, portofoliul descris de companie include analiza fiscală completă, planificarea pe 12 luni, alegerea regimului de impozitare între microîntreprindere și impozit pe profit, înregistrarea în scopuri de TVA, structura remunerării între salariu și dividende, precum și monitorizarea modificărilor legislative. Sunt teme care apar frecvent în discuțiile din timpul unei inspecții, pentru că țin de încadrări și de opțiuni fiscale asumate anterior, iar o decizie documentată din timp se apără mai ușor decât una explicată retroactiv.
Un element pe care firma îl prezintă ca parte a modelului său de lucru este asigurarea de răspundere civilă profesională, prezentată ca o răspundere asumată contractual, nu doar declarată. În aceeași zonă intră și delimitarea rolurilor: documentația juridică și reprezentarea în instanță sunt elaborate și asumate de un cabinet de avocat colaborator, membru al Baroului București, în condițiile Legii nr. 51/1995, rolul companiei fiind de coordonare administrativă.
Pregătirea începe cu mult înainte de aviz
Din felul în care este descris serviciul rezultă o idee care contrazice reflexul obișnuit: pregătirea pentru un control nu începe când sosește avizul, ci în lunile în care nu se întâmplă nimic. Ordinea documentelor, respectarea termenelor, corelațiile verificate înainte de depunere și existența cuiva care poate explica fiecare cifră contează mai mult decât intensitatea eforturilor din ultima săptămână.
REALCONT® are sediul în București, pe Calea Floreasca, și lucrează, potrivit propriilor precizări, integral online cu clienți din toată România, de luni până vineri, între orele 09:00 și 17:00. Firma alocă fiecărui client un consultant dedicat, care răspunde direct pe telefon, e-mail sau WhatsApp, iar tarifele de pornire pentru principalele pachete sunt afișate public pe site. Pentru administratorii care privesc inspecția fiscală ca pe un eveniment previzibil, mai degrabă decât ca pe o catastrofă, acest tip de organizare este partea care se poate controla.